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外贸信函封面

作者:shengrdq | 发布时间:2021-04-22 04:06:53 | 浏览次数:

外贸信函封面

外贸信函封面

篇一:7种外贸函电常用模板

篇二:外贸信函的基本格式

外贸信函的基本格式

1、基本信函

里我们介绍一种商务信函中最通用的格式-齐头式。主要特征就是每行均从左边顶格写,常常采用开放式的标点方式,即除了信文部分,其它部分在必要时才使用标点。信中各段落之间均空一行。

信头就是指书信中发信人的地址和发信的日期等。

通常情况下,公司都会专门印制带有信头的信笺纸,包括发信人的姓名,地址,电话,传真等。当我们撰写传统信件时,直接使用这种信笺纸就可以。

这部分内容是为了方便今后查询信件用的。

这里就是指收信人的姓名和地址,一般写在信笺的左上方。收信人名称地址

的格式和信头的格式相同,但必须把收信人的姓名一并写出。另外,如果不

是完全公事化的书信往来,或者已经从公事的关系渐渐发展成为带有私人性质的友好信件往来,由于称呼这一栏的内容已经说明了收信人的身份,所以

可以不必填写封内地址。

事由也就是我们通常说的主题,可以直接写明信件的重点,让人不必读完全 信才了解到信的内容。所以事由要写得简明扼要。

指对收信人的一种称呼。

较常使用的有Dear Sirs, Dear Madam, Dear Mr. XX,。称呼后面的标点,一般使用逗号。称呼里的第一个字母要大写。

开头语没有统一的格式,但习惯上先用客套的语句把收到对方来信的日期,

主题及简单内容加以综合叙述,使对方一目了然这是答复哪一封去信的。如 果是第一次通信,也可以利用开头语作必要的自我介绍,并表明目的要求。

开头语一般与正文分开,自成一节,要求简单明了。

信的主体。一封信件的优劣,完全要看正文写的好或坏。我们会在后面继续 讨论写作商务信函的一些技巧、规则。

结尾语一般用来总结文本所谈的事项,提示对收信人的要求,如“希望来信

来函定货”,“答复询问”等,另外也附加一些略带客套的语气。正文结束后,另起一段写结尾语。

结束语是结束信函时的一种客套,应该与前面的称呼相呼应。例如:

“Sincerely,” “Best Regards, ”or “Yours Truly,”. 结束语写在结尾语下隔一行,只有第一个字母大写,后面加逗号。

写在结束语的下面,签上写信人的名字。如果是传统的信件,写信人最好亲 笔签上您的名字,因为用印章的话,说明该信件并非本人亲自过目,只是通

函而已,不为人重视。签名的下面,最好写上发信人的职位。

如果信中有附件,应在左下角注明Encl. 或Enc.。

例如:Encls: 2 Invoices

Enc.: 1 B/Lading

电子邮件格式:

众所周知,电子邮件即E-mail是如今我们做电子商务使用最普遍的一种联系手段。电子邮件使用方便,信息传递迅速高效,且非常节省成本。但是E-mail

的撰写也并不是一件很容易的事情。您知道,当一封E-mail发送出去后,只要收信人在线,他可以几分钟内就收到。所以,在您发送前,必须要检查一下您所写的内容是否正确合适,因为一旦您点击了发送键后,您就再也无法将其收回了。

通常我们理解E-mail的撰写风格可以比传统的信件,传真等稍加随便一点。但是我们在这里还是要建议大家,即便是写E-mail,由于是谈论公事,所以还是采用正式严肃的风格。尤其当您是第一次跟收信人联系的话,正式的商务信函能让您留给对方非常专业的印象。

写日期时,请注意以下几点:

a. 年份要写完整,不能用03代替2003。b. 月份要写英文名称,不能用数字来代替,如31/3/03 不能在正式的信件

中出现。但是可以用英文缩写,比如用Aug.代替August。

这部分内容要完整,包括写信人姓名、职位、公司名称以及联系方法(地址、

电话、传真、邮箱、网址)。写地址时请注意:一般来说,门牌号和街道名

称之间不用逗号点开,但城市名称和国家名称之间一定要用逗号。您可以在自己的邮箱系统中事先做好一个模板。每次写信只要选择这个模板,信件会

自动显示这些内容。

商务信函写作要点:

写作商务信函并不要求您使用华丽优美

的词句。所有您需要做的就是,用简单

朴实的语言,准确的表达自己的意思,

让对方可以非常清楚的了解您想说什

么。围绕这一点,我们总结了几方面的

内容,希望对您写作商务信函有借鉴作

用。

每一封信函的往来,都是您跟收信人彼此之间的一次交流。人都是感性的,所以您需要在您的信函里体现感性的一面。然而很多人都有一种误解,以为写作商务信函就应该用一种特殊的“生意腔”,于是把一封本来应该是热情而友好的信函写得呆板而死气沉沉。他们宁愿写“Your letter has been received”,“Your complaint is being looked into”而不是“I have received your letter”或者“We are looking into your complaint”。其

实我们简单的来理解一下,每次信函的往来不就是跟对方进行了一次交谈吗?只不过是

把交谈的内容写到了纸上而已。多用一些简单明了的语句,用我/我们做主语,这样才能让我们的信函读起来热情,友好,就象两个朋友之间的谈话那样简单,自然,人性化。

 想象一下,如果您由于无法准时交货而在电话上跟您的合作伙伴表示歉意时,您会怎么说?我想您会说“I am sorry we cannot deliver the goods today”。

 既然在电话中您会这样说,为什么在信件中要改成“It is regretted that goods cannot be delivered

today”?放弃这种所谓的“生意腔”吧,让您的信也象谈话那样简单,自然,人性化。

由于您写的信函都是有其目的性的,所以您信函里所采用的语气语调也应该符合您的目

的。在写之前先不妨仔细考虑一下,您写这封信函是想达到一个什么样的目的,您希望

篇三:外贸信函模板

-主题

-内容

-署名

-发件人昵称

-抄送

-称谓

-优先级

-收条

-格式(版式)

与买家主动建立联系

Dear Mr. Jones:

We understand from your information posted on A that you are in the market for textiles. We would like to take this opportunity to introduce our company and products, with the hope that we may work with Bright Ideas Imports in the future.

We are a joint venture specializing in the manufacture and export of textiles. We have enclosed our catalog, which introduces our company in detail and covers the main products we supply at present. You may also visit our online company introduction at Http:// which includes our latest product line.

Should any of these items be of interest to you, please let us know. We will be happy to give you a quotation upon receipt of your detailed requirements.

We look forward to receiving your enquires soon.

Sincerely,

John Roberts

对新买家要求建立业务联糸的回复

Dear Mr. Jones:

We have received your letter of 9th April showing your interest in our complete product information.

Our product lines mainly include high quality textile products. To give you a general idea of the various kinds of textiles now available for export, we have enclosed a catalogue and a price list. You may also visit our online company introduction at Http:// which includes our latest product line.

We look forward to your specific enquiries and hope to have the opportunity to work together

with you in the future.

Sincerely,.

向老客户介绍公司新的产品信息

Dear Mr. Jones:

We have refreshed our online catalog at, and now it covers the latest new products, which are now available from stock.

We believe that you will find some attractive additions to our product line. Once you have had time to study the supplement, please let us know if you would like to take the matter further. We would be very happy to send samples to you for close inspection.

We will keep you informed on our progress and look forward to hearing from you.

Sincerely,

回复对某个产品的查询

Dear Mr. Jones:

Thank you for your inquiry of 16 March. We are pleased to hear that you are interested in our product toaster.

We''ve enclosed the photo and detailed information of the product for your reference:

Product: toaster

Specification: xxxxxxxxxxxxxxx

Package: 1pcs/box

Price: 10usd/pcs

Payment: L/C

For purchase quantities over 1,000pcs of individual items we would allow you a discount of 1%. Payment is to be made by irrevocable L.C at sight.

We look forward to receiving your first order.

Sincerely,

无法提供对方查询中所要求的产品时

Dear Mr. Jones:

Thank you for your enquiry of 12 March cate 9 cable.

We appreciate your efforts in marketing our products and regret very much that we are unable to supply the desired goods due to excessive demand.

We would, however, like to take this opportunity to offer the following material as a close substitute:

Cate 5, US$__ per meter FOB Shanghai, including your commission 2%.

Please visit our catalog at for more information on this item. If you find the product acceptable, please email us as soon as possible.

Sincerely,

查询对方公司的产品

Dear Sir or Madam:

We know that you are exporters of textile fabrics. We would like you to send us details of your various ranges, including colors and prices, and also samples of the different qualities of material used.

We are volume dealers in textiles and believe there is a promising market in our area for moderately priced goods of this kind mentioned.

When quoting, please state your terms of payment and discount you would allow on purchases of quantities of not less than 1000 meters of individual items. Prices quoted should include insurance and freight to San Francisco.

Sincerely,

几种报盘

(a.)

Dear Mr. Jones:

We thank you for your email enquiry for both groundnuts and Walnutmeat CNF Copenhagen dated February, 21.

In reply, we offer firm, subject to your reply reaching us on or before February 26 for 250 metric tons of groundnuts, handpicked, shelled and ungraded at RMB2000 net per metric ton CNF Copenhagen and any other European Main Ports. Shipment to be made within two months after

receipt of your order payment by L/C payable by sight draft.

Please note that we have quoted our most favorable price and are unable to entertain any counter offer.

As you are aware that there has lately been a large demand for the above commodities. Such growing demand will likely result in increased prices. However you can secure these prices if you send us an immediate reply.

Sincerely,

(b.)

Dear Mr. Jones:

We thank you for your letter dated April 8 inquiring about our leather handbags. As requested, we take pleasure in offering you, subject to our final confirmation, 300 dozen deerskin handbags style No.MS190 at $124.00 per dozen CIF Hamburg. Shipment will be effected within 20 days after receipt of the relevant L/C issued by your first class bank in our favor upon signing Sales Contract.

We are manufacturing various kinds of leather purses and waist belts for exportation, and enclosed a brochure of products for your reference. We hope some of them meet your taste and needs.

If we can be of any further help, please feel free to let us know. Customers'' inquiries are always meet with our careful

范例

Dear Mr. Steven Hans,

We get your name and email address from your trade lead on that you are in the ma

rket for ball pen. We would like to introduce our company and products, hope that we may build business cooperation in the future.

We are factory specializing in the manufacture and export of ball pen for more than six years. We have profuse designs with series quality grade, and expressly, our price is very competitive because we are manufactory, we are the source. You are welcome to visit our website which includes our company profiles, history and something latest designs.

Should any of these items be of interest to you, please let us know, We will be happy to give you

details.

As a very active manufactures, we develop new designs nearly every month, If you have interest in it, it`s my pleasure to offer news to you regular.

Best regards,

Dafu Wong

请注意这封开发信的写法。作为初次联系的信件,它简洁明了,鲜明地展示了自己的特点:工厂、款式多、价格有竞争力,并暗示建议客户绕开中间商直接跟厂家合作。因为不知道客户的详情,特别强调有多种品质,这样无论对方是精品路线还是廉价路线,都有洽谈的空间。

这样的开发信,再随附一张展现琳琅满目款式的产品照片,效果会很不错的。

当然,开发信要自己写,而不要抄书或者网上那种固定的范文。古板雷同的文字只会让客户反感。况且产品种类不同,写法也不一样。工艺品还是日用消费品、时尚产品等不妨轻松活泼,而如果你卖的是阀门,那么还是严谨专业些比较好。

此外,开发信不同于Trade Lead,为表示诚意,不宜千篇一律,应该根据客户的规模、国籍不同略作调整,在信件中适合的地方自然地点一下客户的公司名字,暗示这封开发信是专门诚意写给贵公司的,而不是草率地广告。这些小技巧虽然不起眼,但颇能给客户以好感。

Dear Purchasing Manager,(别用Sir or Madam, 这样子没有人知道你的信给谁也不会帮忙转达)

Good morning my friend (问候是必须的,体现出礼貌,另外一点是Good morning永远不会过时)Thanks for your time to read my email (对于别人的时间要给予感谢)

Glad to know you are in the market of 产品名称或者产品关键词 (表现出你对这个潜在客户是经过了解才发的信,并不是瞎搞)

Please kindly visit : for more products and information

Wish our products will be helpful for your business (表达合作意向)

Any questions,Welcome here

Best Regards

篇四:外贸函电范文

CIF+L/C

1.出口商或进口商取得对方联系方式后发信函请求与对方建立业务关系,此处由出口商发信函请求建交(出口商要有一套建交函电模板,可参考外贸英语函电课本)

Introduction

Dear madam,

We knew your name and address from the website of and note with pleasure the items of your demand just fall within the scope of our business line. First of all, we avail ourselves of this opportunity to introduce our company in order to be acquainted with you.

Our firm is an exporter of various WOMEN'S CARDIGAN. We highly hope to establish business relations with your esteemed company on the basis of mutual benefit in an earlier date. We are sending a catalogue and a pricelist under separate cover for your reference. We will submit our best price to you upon receipt of your concrete inquiry.

We are looking forward to receiving your earlier reply.

Yours faithfully,

Xiaomin ma, Manager

YUNZHOU WESTERN TRADING CORP

建交函至少体现出三方面内容:通过什么方式获取的对方信息;公司自我介绍(应体现出公司实力,如经营范围、ISO9001认证、专利技术等);极力与对方建立贸易合作关系的意愿

2.进口商收到请求建立业务关系的函电后向出口商询盘(进口商要有一套针对特定产品的询盘模板,可参考外贸英语函电课本)

Inquiry

Ms.xiaomin ma

As we are in need of WOMEN'S CARDIGAN, would you please quote us your best price

The details of this enquiry as follows:

Price: CIF Tokyo

Insurance: ICC(A) plus WAR RISKS and STRIKE for 110% of CIF value.

Payment: By Irrevocable Sight L/C

It will be appreciated if you let us have your quotation at your earliest convenience.

Sincerely yours,

Jeck, Manager

Hair Trading Company, LLC

合同中的条款是根据函电中的条款确定的,函电中的条款不是由出口商提出就是由进口商提

出,你在询盘中提出了哪些条款(品名、规格、数量、价格条款、支付条款、装运期、险别、包装等)

3.出口商收到询盘后与工厂取得联系向其询盘

询盘

张小五女士,

您好!

我们通过网站得知贵公司是女士开襟T恤衫的专业厂商,想和你们建立起长期的合作关系。贵厂能否给我们报价(含税)女式开襟 T恤衫,报价单中请注明交货地点、要求的付款方式及最小订量。因出口货物数量较大,请报最优惠价。

马晓敏

云舟国际股份有限公司

4.工厂进行报价核算,核算后向出口商报盘(如果小数有穷则全部保留,如果无穷取四位) 设给出口商的报价为p元,数量为n

合同金额=成本+费用+增值税+消费税+预期利润

核算出给出口商的报价p=pn+pn*0.05+Pn*0.17+pn

*0.2

报盘

张小华先生:

您的来函已收到,现报价如下:

产品名称:男式T恤衫

货品编号:02002

规格描述:每箱20件,颜色:深蓝,面料成份:全棉

销售单位:PC

包装单位:CARTON

交货地点:工厂交货

付款方式:需方凭供方提供的增值税发票及相应的税收(出口货物专用)缴款书在供方工厂交货后七个工作日内付款。如果供方未将有关票证备齐,需方扣除17%税款支付给供方,等有关票证齐全后结清余款。

最小订货量:100PCS

单价:RMB **/PC

李小红

红星加工厂

5.出口商根据工厂报盘进行报价核算,核算后向进口商报盘

首先确定货物数量:第一笔货物采用整箱装,数量定为一个20’集装箱的最大承载量 货物数量=

设报给进口商的单价为p美元或欧元或澳元

合同金额=采购成本+费用(内陆运费+海运费+保险费+核销费+报检费+报关费+银行费用+其他费用)-退税收入+预期利润(每项都要转成人民币)

合同金额=

采购成本=

内陆运费=

海运费=

保险费=

核销费=

报检费=

报关费=

银行费用=

其他费用=

退税收入=

出口退税收入=应退增值税 + 应退消费税

= 采购成本/(1+增值税率)×出口退税率

+ 采购成本/(1+增值税率) ×消费税税率

预期利润=

核算出给进口商的报价p=

Offer

Dear Mr. John,

Thank you for your inquiry of May 3, requesting us to offer you for our MEN'S T-SHIRT.

In reply, we have the pleasure of submitting to you firm offer on the following terms and conditions subject to your reply reaches us by the end of May 15.

Commodity: MEN'S T-SHIRT

Specification:20PCS PER CARTON, COLOR: NAVY BLUE, FABRIC CONTENT: 100% COTTON

Packing: Exporter Carton

Price: USD or EUR or AUD **/PC. CIF NICE

Quantity: **PCS

Payment: L/C

Insurance: ICC(A) plus WAR RISKS and STRIKE for 110% of CIF value.

Shipment: During June, 2011 subject to L/C reaching us by the end of May 20, 2011.

We are sure you will find our price very reasonable. The market here is enjoying an upward trend, so we trust not overlook opportunity and hope to receive your prompt order.

Yours truly,

Xiaohua Zhang, Manager

Huari western trading corp.

发盘中应出现的条款:品名、规格、包装、价格(含贸易术语)、数量、支付方式、装运期,另外还有一项重要内容就是发盘有效期。

6.进口商根据出口商报价进行售价核算,将核算价格与本地市场价格进行比较,如果小于等于本地市场价格可以接受发盘,如果大于本地市场价格则需要还盘

设进口商在当地出售产品的单价为p美元或欧元或澳元

货物总售价=采购成本+费用(内陆运费+报检费+报关费+海运费+保险费+银行费用+其他费用)+税金(进口关税+消费税+增值税)+预期利润(每项都要转成进口商本位币)

货物总售价=

采购成本=

内陆运费=

报检费=

报关费=

海运费=

保险费=

银行费用=

其他费用=

进口关税=

消费税=

进口消费税(CIF金额+CIF金额*关税率)*消税率 / (1-消费税率)

增值税=

进口增值税( CIF金额+ CIF金额*关税率+消费税)*增值税率

预期利润=

核算出产品单价p=

Accept

Dear Mr. Minghua Liu,

We have received your offer of May 10, 2011

After the consideration, we have pleasure in confirming the following offer and accepting it:

Commodity: MEN'S T-SHIRT

Specification:20PCS PER CARTON, COLOR: NAVY BLUE, FABRIC CONTENT: 100% COTTON

Packing: Exporter Carton

Price: USD **/PC. CIF NICE

Quantity: ** PCS

Payment: L/C

Insurance: ICC(A) plus WAR RISKS and STRIKE for 110% of CIF value.

Shipment: During June, 2011 subject to L/C reaching us by the end of May 20, 2011.

John, Manager

Super Trading Company, LLC

篇五:外贸函电

Lesson 1 The Layout of Business Letters

一、书信的组成部分

1.必备部分

(1)信头

书信中发信人的地址和发信的日期等称为信头。是公司形象的一部分。但是内容也是标准化的。包括公司名称、地址、电话号码、传真、电子邮件和网址等,有的还包括注册商标和公司标志(logo),工商注册号和注册资本。英文地址按照由小往大的顺序写。信头的用途就是使收信人在第一时间看到信发自何处,复信时也便于参考。有些国家的信头中还包括其他一些细节,如在英国,信头中就印着公司总经理的姓名。信头的位置:一般缩行式的信头位于中上方,平头式和混合式的信头位于左上方。

Example:

【答疑编号0110001,针对该题提问】

ABC Trading Co.

188 Newton Palace

London

NG29 OPA

Tel:01345 567921 Fax: 01345 438923

(2)日期

日期在商务书信中非常重要,不可或缺。日期不用简略格式,特别是不用容易产生歧义的格式。具体要求如下:

a.年份应完全写出,不能用05代替2005年

b.月份要写英文名称,不能用数字代替。因为英国人遵循日、月、年的顺序而美国人遵循月、日、年的顺序,所以10/2/2004,既可能被理解为2004年10月2日,也可能被理解为2004年2月10日。

c.月份名称可以缩写,太短的词就不要用缩写了。但是一般情况下,写完整的词比较好。

 d.日期可以用数字,也可以用序号来表示。

月份和日期之间不用逗号,年份之前用逗号隔开。例如:June 5, 2005日期的位置通常在信头之下,而中文书信的日期一般是在信的末尾签名之后。在书写日期时,注意最好不要用序数词,月份不用缩写。

(3)封内地址(The Inside Address)

收信人的公司名、地址等一般是列在信笺的左上方,在日期向下2-4行的位置,左对齐,无缩进。书写封内地址主要有以下几个用途:

1.发信时可以与信封的地址相互对照,避免放入信封时发生错误。

2.发信后根据封内地址可以准确归档,便于以后查找。

中文信函一般没有封内地址,这是与英文信函的区别

封内地址和姓名的顺序如下:

Name of the person addressed (收信人姓名)

Title of the person addressed (收信人头衔)

Name of the organization (单位名称)

Street number and name (门牌号码、街道名称)

City, state and postal code (城市、州、邮编)

Country of destination (所达国名称)

(4)称呼

a.称呼写在信内地址下面空一或两行处。如果知道收信人的名字,最好称呼他们的头衔或姓,男性称Mr., 如dear Mr. Smith。女性称Dear Ms. 已婚女士称Mrs, 未婚称Miss.

b.如果知道收信公司的具体经办人,称呼最好写具体的人,而不用冷冰冰的Dear sirs,甚至只用名字不用姓氏,就好像是好朋友之间的私人通信。

c.对两个人或两个以上的人称呼时使用Dear Sirs, Dear Madams, Gentlemen (仅用复数而不用单数)。对一般机关团体负责人用Dear Sir, 对政府高级官员用Sir.

称呼后面的标点,一般使用逗号、分号或冒号,也有不用标点的。

(5)信的正文

这是信的主要部分,表达发信人的意见,注意几点:

1)简明扼要,合乎语法,重点突出

2)分段正确,每段都有一个主题

3)打印无误,布局艺术,力求让读者对书信形式有耳目一新的感觉。

内容部分打印在称谓或主题下面。段落间使用单倍行距,对于特别简短的信,也可采取双倍行距。

 信的正文包含三个部分

1.开头语

开头语没有固定的写法,可以简单的说明写信的原因,或是要求,也可以提一下上封信相关的合同或文件,或使用生动的开头引起读者的举趣。开头语一般自成一段,而许多商务信函不用开头语。开头语在写作时要注意简单、明了。只要最简单的开一个头引出下文即可。例1:我写信要求贵方帮助我们解决公司现在面临的一个非常重要的问题。

例2:很遗憾我们209号自行车没有令您满意,我们尽可能做到让您满意。

2.正文

在写作正文时,如果正文需要两页或者更多页信纸时,应在联页的上端注明收信人的名称、日期、页数,再继续写正文,这是为了避免发信时第一页和第二页以及后面几页误置。除了第一页,其他页不用印有信头的信笺。名称也可以尽量缩写,只要标注它是每封信的第几页就可以

3.信的结尾

信的结束语可以重复一下刚刚所说的事情,再强调一下重点,或发信人要做,或希望收信人做的事情,也可说些套话。为此在正文结束之后要另起一段。

例如:希望尽快收到您的回音。

(6) 结束语(the complimentary close)

是内容结束后的客气话,类似中文信中的此致,敬礼。写在结尾下隔一行,正中或略向右面写起。只有第一个字母大写,后面加逗号。(注意都是带-ly的副词,用Yours而不用Your。)

(7)签名

为使对方了解签名人的姓名、职位,签名的下面要打字注明。不能用图章签发信函。如果是秘书代签,则秘书的名字及真正需要签名的名字同时都要表现出来。

2.可选部分

(1) 事由(the Subject Heading or Caption)

写在称呼语下面两行,一般全部大写或加下划线,中对齐,但平头信则为左对齐。其使用主要是使对方的收发人员可以迅速转交给经办人,不必等待阅读完信中全部内容才能确定。这样可以节省时间,也有利于登记归档和查卷。事由要简单扼要,说明商品名称、数量、信用证或合同号码等即可。有时前面加上Re: 或Subject: 或Reference:,但现在也可省略。

(2) 经办人(Attention Line)

作用:便于快速分拣信件;表明希望某个具体的人或具体的部门来负责这件事情。

位置:经办人要大写或用下划线,在封内地址之后。

(3) 附件(Enclosure)

如果有附件,在左下角注明Encl. or Enc. 如果不只一封附件,应注明2Encls. Or 3Encl

(4) 抄送(Carbon Copy)

函件抄送其他单位时,如果同时对方也知道已抄送其他单位,可在信件最后左下角注明C.C 函件抄送其他单位时,如果同时不想让对方知道,不写CC to×××or CC×××,要在发往抄送单位的信函上注明BCC,表示Blind Carbon Copy

(5) 再启(Postscript)

信写完后,如果还有补充说明,在信末加P.S.,然后本人签署简笔签名,即只签姓、名的首字母。现在基本不用,因为可在文档中直接修改。

二、打信格式注意事项

注意纸张的选择,选用一些质量较好的纸张;注意页边距;正文的部分要适中;尽量选用激光打印机进行打印;要用文字处理软件中的预览观看效果再打印出来。

打信格式有三种:

1.缩行式:封内地址和其需要分行的地方的后一行,都比前一行缩进两格或三格;正文中每一段开始一行缩进若干格(大约4-6个字母)。(indented style)

2.平头式:需要分段的地方,即每段的开始一行都与前一行取齐,一律不缩行。隔段之间用双倍行距。

 (block style)

3.混合式:封内地址和称呼用平头式(从左边空白边缘打起),其他部分采用缩行式,两种格式混合采用。(Modified style)

三、信封的写法

一般都用平头式。其排列顺序与汉语相反,先写姓名。后写地址,地址由小到大。收信人名称地址一般打在信封中间偏左。发信人的地址(return address)在左上角,邮票应贴于封面的右上角。

信封上面可以附注下列各项:

1.如一信须由特种邮路或邮船寄递,或说明信的类别,可在信封左下角注明下列各字样:

(1)Via Air Mail,(Par Avion)航空

(2)Via Air Mail Registered 航空挂号

(3)Registered 挂号邮件

(4)Express 快递邮件

(5)Parcel Post包裹邮件

(6)Printed Matter 印刷品

(7)Sample Post 样品邮件

(8)Samples of Merchandise货物样品

(9)Sample(s)of No Commercial Value 无商业价值样品(即增品)

2.如系私人信件或密件,要注明:

(1)Private 私人信

(2)Personal个人信

(3)Confidential 机密信

3.信封上还常出现以下各种格式或写法,也要注意:

(1)可以在信封左下角直接注明:Attention Hardware Dept.请交五金部办。

(2)由公司转交私人的信,在写完收信人姓名后,在公司名称之前加c/o字样(Care of 由转交),如:

Mr.Charles Wood

C/o Sinochem International Corporation

表明在寄往Sinochem国际公司前提下,这封信请转交给Charles Wood先生。

(3)托人带信(一般是介绍信)不写地址,只在收信人名称之下,注明带信人姓名,写法如下Mr. Charles Wood

Kindness“Mr.J.W.Smith”

或用Per Kindness of

By Kindness of

Through the Courtesy of

四、电子邮件和传真

在书写外贸函电的过程中,电子邮件和传真所遵循的原则和讲过的内容完全一致,通常有自己固定的模式,所以在写作和语言的角度来讲,电子邮件、传真与信函都是没有什么区别的。

例子indented style

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